Branche
Facility Management (Gebäude & Services)
Tickets, Material und Wartung - Koordination und Nachweise über viele Kanäle.
Für wen das relevant ist
Facility- und Property-Teams koordinieren Mieter:innen, Technik und Dienstleister über E-Mail, Telefon und ältere CMMS-Tools. Anfragen, die als Nachricht starten, sind schwer zu priorisieren; vorbeugende Intervalle verrutschen bei unvollständigen Anlagenregistern; Nachweise für Sicherheit oder Versicherung liegen in Ordnern statt am Ticket. Digitalisierung bedeutet eine Warteschlange für Arbeit, belastbare Anlagenhistorie und automatische Erinnerung vor Ausfällen - nicht noch eine App ohne Adoption.
Typisch manuelle & repetitive Tätigkeiten
- Ticketannahme → Nutzer:innen mailen Fotos an Gruppenpostfächer; FM tippt ins CAFM nach, während die Meldende keine Ticket-ID für Status hat.
- DL-Zuweisung → SLAs in Tabellen; Nachfassen per Anruf, wenn Techniker keine Fotos oder Unterschriften im Auftrag hinterlassen.
- Material → Lagerzählung selten; kritische Ersatzteile fehlen beim Pumpenausfall am Wochenende.
- Instandhaltung → OEM-Intervalle in PDFs; Rundgänge auf Papier werden abgelegt, aber nicht ausgewertet.
- Compliance → Brandschutz, Aufzugs- oder Trinkwassernachweise in Ordnern ohne Verknüpfung zur Auftragshistorie.
- Energie und Reporting → Verbrauchswerte manuell aus Rechnungen für Zertifizierungsnachweise; Auffälligkeiten spät erkannt.
Warum das unangenehm ist
Reaktives Löschen verdrängt vorbeugende Arbeit; Mieter:innen erleben lange Reaktionszeiten; bei Versicherung oder Behörde folgt mühsame Dokumentenjagd. FM-Führungskräfte haben kein verlässliches Bild von Backlog, Kosten und Risiko.
Automatisierungspotenziale
- Einheitliches Ticketing: Portale, QR an Anlagen und mobile Erfassung ins CAFM mit Kategorien und SLA-Timern.
- Wartungsstrategie: risikobasierte PM-Pläne, zählerbasierte Trigger wo IoT vorhanden ist, mobile Ausführung mit Pflicht-Closing-Daten.
- Dienstleister-Anbindung: digitale Aufträge per API oder EDI, automatischer Abgleich mit Rechnungen.
- Inventar: Min/Max-Alarme gekoppelt an Auftragsvorlagen und Lagerorte.
- Reporting: Verfügbarkeit, MTTR, Kosten pro Standort und Compliance-Tasks auf Dashboards aus einem System.
Wie LOTRINO unterstützt
Wir verbinden Gebäudedaten, Workflows und Dienstleister-Touchpoints, damit FM faktenbasiert steuert - Pilot auf einem Campus oder einer Anlagenklasse, Messung von Reaktionszeit und Rückstand, dann Skalierung von Integration und optional KI (z. B. Anomalien oder Ticket-Klassifikation) bei klarem ROI.